Apostille na dokumencie zagranicznym uzyskuje się w kraju, w którym dokument został wydany, a nie w Polsce. Procedura dotyczy państw związanych Konwencją haską. Jeżeli dokument pochodzi z państwa, które do niej nie należy, potrzebna będzie legalizacja konsularna. Po uwierzytelnieniu dokument trzeba zwykle przetłumaczyć na język polski przez tłumacza przysięgłego.
Czym jest apostille?
Apostille to poświadczenie autentyczności podpisu, pieczęci lub stempla znajdującego się na dokumencie urzędowym. Dzięki niemu dokument wydany w jednym państwie może zostać przedstawiony władzom innego państwa bez przeprowadzania pełnej legalizacji konsularnej.
W sprawach dotyczących małżeństwa apostille może być potrzebna między innymi na zagranicznym akcie urodzenia, akcie małżeństwa, dokumencie potwierdzającym stan cywilny lub zaświadczeniu wymaganym przez polski urząd stanu cywilnego (USC). Samo poświadczenie nie potwierdza treści dokumentu. Potwierdza jego formalne pochodzenie i autentyczność podpisu lub pieczęci.
Gdzie uzyskać apostille na dokumencie zagranicznym?
Apostille wydaje właściwy organ w kraju pochodzenia dokumentu, czyli w państwie, w którym dokument został wystawiony. Nie można uzyskać w Polsce apostille na zagranicznym akcie stanu cywilnego tylko dlatego, że dokument będzie używany przed polskim urzędem.
Polski konsulat nie wystawia apostille dla dokumentów wydanych przez zagraniczne urzędy. W zależności od państwa właściwym organem może być na przykład ministerstwo spraw zagranicznych, ministerstwo sprawiedliwości, sąd albo inna instytucja wskazana przez lokalne przepisy. Informacji należy szukać na stronie administracji państwa, które wydało dokument.
Apostille czy legalizacja konsularna?
O rodzaju procedury decyduje państwo pochodzenia dokumentu i jego status wobec Konwencji haskiej z 1961 roku. Aktualną listę państw stron konwencji najlepiej sprawdzić w materiałach Haskiej Konferencji Prawa Prywatnego Międzynarodowego (HCCH) oraz w informacjach właściwego polskiego konsulatu.
| Metoda | Kraje | Gdzie uzyskać |
|---|---|---|
| Apostille | Państwa będące stronami Konwencji haskiej | Właściwy organ w państwie, które wydało dokument |
| Legalizacja konsularna | Państwa nieobjęte Konwencją haską | Zgodnie z procedurą państwa wydania oraz właściwego polskiego konsulatu |
| Dokumenty szczególne | Niektóre dokumenty organizacji międzynarodowych lub dokumenty objęte odrębnymi zasadami | Organ wskazany w przepisach dotyczących danego dokumentu |
Apostille jest uproszczoną formą poświadczenia, ale działa tylko w relacjach między państwami objętymi konwencją. W przypadku państwa spoza tego systemu należy skontaktować się z polskim konsulatem w kraju wydania dokumentu i sprawdzić kolejność wymaganych czynności. Może być potrzebne poświadczenie dokumentu przez lokalne organy, a następnie legalizacja konsularna.
Jak krok po kroku uzyskać apostille?
Ogólny przebieg procedury jest podobny, choć nazwa organu, sposób złożenia wniosku, opłata i czas oczekiwania zależą od kraju. Przed wysłaniem dokumentów trzeba sprawdzić wymagania obowiązujące w państwie ich wydania:
- Ustal, czy państwo należy do Konwencji haskiej. Jeżeli tak, dokument będzie zasadniczo wymagał apostille. W przeciwnym razie trzeba sprawdzić procedurę legalizacji konsularnej.
- Znajdź właściwy organ. Informację podaje zwykle administracja państwa wydania dokumentu, ministerstwo spraw zagranicznych lub inny organ wskazany w lokalnych przepisach.
- Przygotuj oryginał dokumentu. Organ może wymagać dokumentu urzędowego w oryginale, a czasem także dodatkowych poświadczeń podpisu lub pieczęci.
- Złóż dokument i wniosek. W zależności od państwa można zrobić to osobiście, pocztą albo elektronicznie, jeśli dana procedura dopuszcza taką formę.
- Opłać wymaganą czynność. Wysokość opłaty i dopuszczalne sposoby płatności ustala państwo wydania dokumentu.
- Odbierz dokument z apostille. Apostille może mieć formę odrębnego zaświadczenia dołączonego do dokumentu albo zostać umieszczona bezpośrednio na jego stronie.
Nie należy zamawiać tłumaczenia przed sprawdzeniem wymagań urzędu, ponieważ czasem apostille musi zostać objęta tłumaczeniem razem z dokumentem. Znaczenie może mieć także forma dokumentu, jego data wydania oraz wymagany termin ważności określony przez polski urząd.
Co zrobić po uzyskaniu apostille?
Apostille nie jest tłumaczeniem. Poświadcza autentyczność dokumentu, ale nie przekłada jego treści na język polski. Dokument przeznaczony dla USC trzeba zwykle przedstawić wraz z tłumaczeniem wykonanym przez tłumacza przysięgłego wpisanego na polską listę tłumaczy przysięgłych.
Tłumaczeniu powinien podlegać dokument oraz dołączona do niego apostille. W praktyce warto przekazać tłumaczowi kompletny oryginał, aby uwzględnił wszystkie pieczęcie, adnotacje i elementy poświadczenia. Tłumaczenie wykonane przez zwykłego tłumacza albo sporządzone za granicą może nie spełnić wymagań polskiego USC.
Przed złożeniem dokumentów w urzędzie przygotuj:
- oryginał zagranicznego dokumentu urzędowego,
- apostille dołączoną do dokumentu lub umieszczoną na jego stronie,
- tłumaczenie wykonane przez tłumacza przysięgłego w Polsce,
- dodatkowe zaświadczenia wymagane przez konkretny urząd stanu cywilnego.
Jeżeli dokument pochodzi z państwa nienależącego do Konwencji haskiej, nie składaj go w USC przed zakończeniem właściwej legalizacji. W razie wątpliwości sprawdź wymagania konkretnego urzędu oraz informacje polskiego konsulatu w kraju wydania dokumentu. To państwo pochodzenia przesądza o sposobie uwierzytelnienia, a polski USC ocenia później kompletność dokumentów potrzebnych w danej sprawie.
Informacje dotyczą ogólnych zasad postępowania. Wymagania dotyczące formy dokumentu, legalizacji, tłumaczenia i terminów mogą zależeć od państwa wydania oraz konkretnej sprawy, dlatego przed złożeniem dokumentów należy sprawdzić aktualne informacje właściwego organu i urzędu stanu cywilnego.
